Jamak saya dapati kala beberapa kali memfasilitasi pelatihan di perusahaan, para peserta hadir tanpa bayangan akan mempelajari apa. Mereka menerima undangan yang hanya berisi informasi tentang judul pelatihan, waktu, dan tempat. Pada sebagian kecil perusahaan, terkadang, ada yang mencantumkan ringkasan materi. Hanya itu.

Ok, lalu apa persoalannya?

Amat banyak. Hampir pasti dalam kelas yang serupa itu, saya mendapati motivasi belajar yang rendah. Motivasi yang mesti dipompa dengan kuat oleh fasilitator selama 1-2 sesi, sebelum akhirnya suasana bisa kondusif untuk belajar. Itupun tidak menjamin bahwa mereka akan segera mampu mempraktikkan apa yang mereka pelajari setelah pelatihan usai. Mereka terkesan, senang, gembira dengan sesi yang telah dilalui, namun tak tahu persis akan digunakan untuk apa.

Apa pasal?

Salah satu yang saya tengarai kerap kali diabaikan oleh perusahaan saat meminta karyawannya mengikuti pelatihan adalah: memastikan setiap orang memahami betul apa yang diharapkan dari mereka. Apa pikiran, perasaan, perilaku, sikap, atau keterampilan, yang diharapkan berubah setelah mengikuti pelatihan? Apa keuntungan mempelajari materi pelatihan bagi tiap diri? Apa saja poin-poin yang perlu menjadi perhatian dari materi yang disampaikan?

Kaidah pertama mendapatkan manfaat banyak dari proses belajar adalah memahami dengan detil sebuah kaidah yang disinggung oleh Bobbi De Porter dalam bukunya Quantum Learning: AMBAK, Apa Manfaatnya BagiKu? Maka menjawab pertanyaan-pertanyaan tadi adalah mutlak, sebelum peserta memasuki kelas.

Ketidakmampuan peserta memahami tujuan dan manfaat pelatihan akan mengakibatkan munculnya beberapa gejala berikut:

• Tidak termotivasi belajar. Datang ogah-ogahan. Suka terlambat. Keluar masuk kelas selama sesi.
• Mengikuti sesi tanpa antusiasme.
• Jika pun tampak senang di akhir pelatihan, tidak terlalu tergerak untuk benar-benar mempraktikkan apa yang dipelajari dalam kehidupan nyata.

Dan apa dampaknya bagi perusahaan? Tentu sia-sianya investasi yang telah dikeluarkan. Lalu muncul keluhan: pelatihannya nggak ngefek! Padahal, kerapkali bukan materi atau fasilitator yang buruk, melainkan kesiapan peserta yang tidak dipastikan.

Lalu apa yang sebenarnya perlu dilakukan perusahaan untuk mendapatkan banyak manfaat dari pelatihan?

1. Pastikan Anda telah memilih materi dan fasilitator yang tepat berdasarkan analisa kebutuhan yang mendalam. Lakukan ini jauh hari sebelum program berjalan.
2. Pastikan fasilitator memahami kata-kata kunci dari bisnis Anda, kebiasaan peserta, kasus-kasus yang kerap dialami, yang bisa dikaitkan dan dijawab dengan materi.
3. Sadari bahwa proses belajar sejatinya adalah proses penuh kesungguhan. Maka antusiasme tidak mesti ditandai dengan ramai atau riuhnya kelas, melainkan dalamnya diskusi di kelas. Kelas yang ‘ramai’, belum tentu belajar banyak, kelas yang ‘sepi’ belum tentu tidak belajar. Ukuran utamanya adalah apakah peserta tergerak menerapkan materi setelah pelatihan.
4. Sadari bahwa fasilitator, kecuali ia memang pernah bekerja di perusahaan Anda, atau pernah berkarir di bidang yang sama industrinya, tidak akan pernah bisa menjawab dengan terlalu presisi kondisi lapangan. Sebab memang bukan itu tujuan kita mengundang fasilitator luar. Kita mengundang pembicara dari luar, justru untuk mendapatkan ide yang berbeda di luaran. Ide yang ditemukan, disarikan, dan disistematiskan oleh pembicara untuk dibagikan di kelas. Itulah keahlian pembicara. Sementara bagaimana ide tersebut dapat diterapkan, sejatinya adalah tanggung jawab peserta. Dokter memberikan resep dan obat, tapi pasienlah yang bertanggung jawab meminumnya sesuai dengan jadwal.
5. Persiapkan tim Anda untuk belajar, sebelum memasuki kelas. Kirimkan email penjelasan materi, berikut tujuan dan manfaat yang bisa mereka dapatkan, baik untuk kehidupan profesional maupun personal.
6. Minta atasan langsung peserta untuk mengirimkan pesan atau berbicara langsung pada peserta, dan mengutarakan harapannya pada peserta setelah mengikuti pelatihan. “Saya mengizinkan Anda untuk mengikuti pelatihan ini, karena saya berharap beberapa tugas yang saya berikan dapat Anda jalankan dengan lebih mudah dan hasilnya lebih baik. Kita akan bertemu setelah Anda kembali, dan mendiskusikan bagaimana materi yang Anda pelajari dapat kita terapkan di lapangan. Jangan berharap tips yang terlalu praktis pada pembicara, sebab mereka memang tak paham detil kondisi kita. Tapi pastikan Anda bertanya sedetil mungkin bagaimana setiap materi dapat diterapkan kaidah-kaidahnya.”
7. Lakukan follow up pasca pelatihan, dengan mengirimkan ringkasan materi, atau pertanyaan-pertanyaan pemicu yang menyemangati. Juga adakan acara penyegaran dan diskusi aplikasi jika memungkinkan. Ingatkan atasan langsung peserta untuk memastikan para peserta terus berusaha menerapkan apa yang telah dipelajari. Jika ada kesulitan, segera diskusikan dengan fasilitator—jika memungkinkan.

Simpulannya, bukan pelatihan yang mengubah organisasi Anda. Melainkan apa yang Anda terapkan dari pelatihan itu lah yang mengubah organisasi Anda.